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Ordnungsgemäße Kassenführung

16Apr

Ordnungsgemäße Kassenführung

Alle Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen aufgearbeitet. Eine Haftung kann jedoch nicht übernommen werden. Für Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Anforderungen an die Erfassung der Kasseneinnahmen

Besonderheiten bei der Verwendung von Registrierkassen

Ordnungsgemäße Kassenführung

Wer muß ein Kassenbuch führen?
Das Kassenbuch ist eine Aufzeichnung über Bargeschäfte, also über Bareinnahmen und Barausgaben.

Wer solche Geschäfte tätigt, muß ein Kassenbuch führen, dazu zählen: Einnahmen-Überschuß-Rechner nach § 4 III, EStG, Buchführungspflichtige und freiwillig Buchführende, also z. B. Einzelunternehmer, GbR, OHG, KG, GmbH.

Allenfalls bei gelegentlichen, aus „privater Tasche“ bezahlten Betriebsausgaben ist bei Buchführenden eine Buchung über „Privat“ möglich (Ausnahme: GmbH oder wenn dieses Gesellschafterinteressen widerspricht)

Anforderung an die Erfassung der Kasseneinnahmen
An die Verbuchung von Kasseneinnahmen und -ausgaben werden besonders hohe Anforderungen gestellt. Die Betriebsprüfer des Finanzamtes prüfen das Kassenbuch besonders kritisch, Kassenmängel berechtigen zu Schätzungen.

Grundsatz: Eintragungen in den Geschäftsbüchern müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden, § 146 Absatz l, S. l AO. Der Grundsatz der Richtigkeit erfordert sowohl materiell als auch formell eine richtige Erfassung.

Nach § 146 Absatz l, S. 2 AO sollen Einnahmen und Ausgaben täglich festgehalten werden. Eine Verzögerung um einen Tag ist nur dann unschädlich, wenn zwingende geschäftliche Gründe der Erfassung am Tag der Einnahme entgegenstehen und den Buchungsunterlagen sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenstand entwickelt hat (Bundesfinanzhof BStBI. II 1975, 96).

Jeder Buchung muß ein Beleg zugrunde liegen (ggf. Eigenbeleg anfertigen).

Es empfiehlt sich, die Belege ab Nr. l ff. im Kassenbuch und auf dem dies bezgl. Beleg jeweils mit der gleichen Ziffer durch zu numerieren. D. h. auf dem ersten Beleg steht z. B. eine eingekreiste „l“, die gleiche „l“ steht im Kassenbuch in der Spalte „BelegNr.“ usw.

Geldverschiebungen zwischen Bank und Kasse müssen ebenfalls festgehalten werden (Einnahme – Kasse u. Ausgabe – Bank, oder Ausgabe – Kasse u. Einnahme – Bank). Auch die Privateinlagen und Privatentnahmen sind täglich aufzuzeichnen.

Bei privater Vorverauslagung und Erstattung aus der Kasse ist dies als Ausgabe zu erfassen. Datum ist das Datum der Auszahlung aus der Kasse.

Der Sollbestand nach dem Kassenbuch muß jederzeit mit dem Istbestand der Kasse übereinstimmen (Kassensturzfähigkeit).

Der Kassenbestand kann nie negativ sein!

Überschreibungen, Zwischenräume, nachträgliche Änderungen der Tageseinnahmen, sowie erhebliche Rechenfehler rechtfertigen eine Verwerfung durch den Betriebsprüfer.

Die Erstellung von Kassenfehlbeträgen hat meist folgende Ursachen, die unbedingt zu vermeiden sind:

  • zeitlich unzutreffende Erfassung von Bareinnahmen,
  • zeitlich unzutreffende Erfassung von Barausgaben,
  • mehrfache Buchung von Barausgaben
  • nicht erfasste Einlage,
  • nicht erfasste Betriebseinnahmen.

Besonderheiten bei der Verwendung von Registrierkassen

Bei der Verwendung von Registrierkassen werden i.d.R. die Tageseinnahmen It. Tagesendsummenbons i einer Summe in den Kassenbericht übernommen.

Wichtig:
Die Tagesendsummenbons sind vollständig aufzuheben. Das gilt auch für Fehlbons! Die Bons sind laufend durchnumeriert und es darf bei einer Prüfung keine Bons fehlen!

Die einzelnen Kassenstreifen brauchen nicht aufbewahrt zu werden, wenn folgende Regeln eingehalten werden (BMF-Schreiben vom 09.01.1996, BStBI I, S. 34):

Beim Einsatz elektronischer Registrierkassen kann im Regelfall davon ausgegangen werden, dass die „Gewähr der Vollständigkeit“ im Sinne des 29 EStH 1999 dann gegeben ist, wenn die nachstehend genannten Unterlagen aufbewahrt werden. In diesem Fall kann auch bei elektronischen Registrierkassensystemen auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen, soweit nicht nachstehend aufgeführt, verzichtet werden.

  1. Nach § 147 Absatz l Nr. l AO sind die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikelpreis), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner-und Trainingsspeichern u.a. sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) aufzubewahren.
  2. Nach § 147 Absatz l Nr. 3 AO sind die gern. R 21 Absatz 8 Sätze 8 und 9 EStR 1999 mit Hilfe von Registrierkassen erstellten Rechnungen aufzubewahren.
  3. Nach § 147 Absatz l Nr. 4 AO sind die Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers, der Stornobuchungen, Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkasse, z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Kellnerberichte Spartenberichte im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon aufzubewahren.
  4. Die Tagesendsummenbons müssen außerdem (wenigstens) den Namen des Geschäfts, das Datum und die Tagesendsumme enthalten.
  5. Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen sicherzustellen.

Zur Vermeidung von Zuschätzungen bei Betriebsprüfungen ist unbedingt streng auf die Einhaltung aller Bedingungen zu achten! Bereits wenige Fehler können bewirken, dass das Finanzamt die ganze Buchführung verwirft, wogegen es dann praktisch keine Argumente mehr gibt. Das gilt besonders für Betriebe mit hauptsächlich Bargeschäften.

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