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Mandanten – Checkliste Kassenbuchführung und Kassenprüfung

16Apr

Mandanten – Checkliste Kassenbuchführung und Kassenprüfung

Alle Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen aufgearbeitet. Eine Haftung kann jedoch nicht übernommen werden. Für Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.

Eine Ordnungsgemäße Kassenführung ist Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung!

1. Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit

Um Zuschätzungen im Rahmen von Betriebsprüfungen zu vermeiden, ist von Beginn an auf eine formgerechte Abwicklung zu achten. Der Kassenführung kommt dabei für die Frage der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung erhebliche Bedeutung zu.

Eine Ordnungsgemäße Kassenführung ist Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung!

Die Kassenprüfung ist daher in diesen Fällen stets ein Prüfungsschwerpunkt im Bereich der Einnahmeverprobung und hat das Ziel, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu belegen oder zu widerlegen. Gelingt letzteres, ergeben sich unter Umständen erleichterte Zuschätzungsmöglichkeiten, deren Größenordnung jedoch abhängig ist von weiteren Erkenntnissen – zum Beispiel aufgrund von Geldverkehrs-/ Vermögenszuwachsrechnungen oder Kalkulationen.

Im Rahmen einer Betriebsprüfung werden die vorliegenden Kassenbelege und -aufzeichnungen auf deren formelle und sachliche Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Immer wieder ist in Unternehmen zu beobachten, dass die Kassenbuchführung hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit zu Problemen führt. Dies ist insbesondere für Betriebe, deren Kasse im Mittelpunkt der geschäftlichen Betätigung steht, von erheblicher Bedeutung. So kann bei entsprechender Struktur des Betriebes (vornehmlich Bargeschäfte) die fehlende Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung die gesamte Buchführung ergreifen.

Viele Buchführende sind sich über die Bedeutung der Kassenführung nicht im Klaren. Außerdem sind oftmals die wesentlichen rechtlichen Grundlagen und Prinzipien nicht bekannt. Um Zuschätzungen im Rahmen von Betriebsprüfungen zu vermeiden, ist auf eine formgerechte Abwicklung zu achten. Dabei bieten auch die im Handel erhältlichen Kassenbücher ohne Anleitung und Hinweise oft keine Gewähr für eine korrekte Abwicklung.

Die Probleme hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit gelten insbesondere auch für auf EDV-Anlagen geführte Kassenbücher. Bei Betrieben mit ausschließlich, überwiegend oder ins Gewicht fallenden Barumsätzen muss eine Geschäftskasse geführt werden. Zusätzlich wird im Bereich der EDV- Kassen ein Abruf der Kassenprogrammierung und aller Berichtsarten durch den Prüfer oder einen zugezogenen Kassensachverständigen vorgenommen. Dadurch bietet sich im Bereich der EDV-Registrierkassen die lohnende Möglichkeit, in Einzelfällen über die Kassenbelege und/oder abgerufenen Berichte eigene Schätzungsgrundlagen zu erkennen oder im Idealfall tatsächliche Umsätze direkt abzulesen und zuzuordnen.

Kassenbuchführung ist stets Prüfungsschwerpunkt!

2. Das Kassenbuch

Kassenbücher sind das buchmäßige Abbild der Geschäftskasse. Sie beinhalten sämtliche Bargeldbewegungen (wie Einnahmen, Ausgaben, Einlagen, Entnahmen) eines Betriebes. Das Kassenbuch erfüllt bei buchführungspflichtigen Steuerpflichtigen die Grundbuchfunktion. Es kann gebunden, als Loseblattsystem oder als aneinander gereihter Kassenbericht geführt werden. Vermehrt werden heutzutage Barkassen mittels eines elektronischen Kassenbuchs – unterstüzt durch Computerprogramme – geführt. Hierzu zählen selbstangefertigte „virtuelle“ Kassenbücher, die zum Beispiel in Kalkulationsprogrammen wie Excel geschrieben wurden, oder vorgefertigte Anwendungen. Hieraus kann sich jedoch folgendes Problem ergeben: Sind Eintragungen im Kassenbuch nachträglich änderbar – was oftmals der Fall ist -, ist die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung anzuzweifeln und meist zu verwerfen. Darüber hinaus muss speziell bei EDV-Programmen das Problem der Nachvollziehbarkeit besonders hervorgehoben und überprüft werden. Der Anwender ist gut beraten, wenn für sein Anwendungsprogramm ein Testat zur Ordnungsmäßigkeit vorliegt.

3. Die Kassenberichte

Sie dienen primär der rechnerischen Ermittlung der Tageseinnahmen bei sogenannten offenen Ladenkassen (siehe auch Punkt 5). Sinn und Zweck des Kassenberichts ist die nachvollziehbare, systematisch richtige Ermittlung der täglichen Bareinnahmen. So beginnt das richtige Berechnungs-Schema mit dem ausgezählten Tageskassenendbestand und endet mit der Summe der Tageseinnahmen. Im Laufe des Tages getätigte Barausgaben betrieblicher oder privater Art, einschließlich der Bankeinzahlungen, werden dem ausgezählten Tageskassenendbestand zugerechnet. Private Einlagen in die Kasse und der Kassenbestand des Vortages sind abzusetzen. Ein Kassenbuch ersetzt auch dann nicht den Kassenbericht, wenn in einer gesonderten Spalte Bestände ausgewiesen werden. Wird die Tageslosung über einen Kassenbericht ermittelt, sind tägliche Kassenbestandsaufnahmen eine unentbehrliche Grundlage für die Berechnung der Tageskasseneinnahmen, und sie sind zwingend erforderlich.

Der Handel bietet aber auch systemwidrige Kassenberichtsmuster an. Damit wird aus dem Kassenendbestand des Vortages der Bestand bei Geschäftsschluss berechnet. Die Verwendung solcher Berichte deutet auf eine nur buchmäßig geführte Kasse hin. Der Tagesendbestand muss ausgezählt und darf nicht berechnet werden. Die Berechnung der Bareinnahmen ist in diesen Fällen vielfach nicht nachvollziehbar.

Wenn die Kassenberichte Grundbuchfunktion haben, dann muss die Vollständigkeit der Blätter in irgendeiner Weise gesichert werden. Die Aufbewahrung der Blätter im festen Einband (Block) oder bei loser Führung durch unverwechselbare Drucknummerierung ist nicht unbedingt erforderlich; es genügt auch, wenn die einzelnen Blätter lose und nicht nummeriert in zeitlicher Reihenfolge übersichtlich abgelegt werden. Die Vollzähligkeit ist dann anhand der Datumsfolge und des Übertrags der Endbestände auf den jeweils folgenden Tag zu überprüfen.

Problematisch stellt sich die Aufzeichnung der Einnahmen bei Betrieben dar, deren Kasse im Mittelpunkt der geschäftlichen Betätigung steht. Denn hier ist es in der Regel nicht möglich, jede Bareinnahme mit Betrag und Beschreibung des Geschäftsvorfalls aufzuzeichnen (man stelle sich nur ein Einzelhandelsgeschäft oder eine Gastwirtschaft vor). Hier kann es reichen, wenn eine Registrierkasse geführt wird und die Tagesendsummenbons aufbewahrt werden. Die Daten der Endsummenbons sind sodann in das Kassenbuch als Tageseinnahme zu übernehmen. Da aber viele Kleinbetriebe insbesondere im Gastgewerbe verständlicherweise ohne Registrierkasse arbeiten, müssen hier andere Aufzeichnungsregeln gelten.

Die Einzelaufzeichnung muss unter dem Aspekt der Zumutbarkeit erfolgen. Dass heißt, bei der Veräußerung von geringwertigen Waren an eine Vielzahl von Kunden müssen die Einzelverkäufe nicht festgehalten werden. So kann hier ein Tagesbericht geführt werden, in dem Einnahmen und Ausgaben mit Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden müssen. Nach Auffassung des Bundesfinanzhofes brauchen in diesem Fall – soweit vorhanden – Kassenstreifen oder Ähnliches nicht aufbewahrt zu werden. Es sollten aber abweichend hiervon dennoch alle Kassenstreifen aus Gründen der Beweissicherung der Kasse beigelegt werden.

Wird eine Registrierkasse geführt, deren Tagesabschlussbons die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 09. Januar 1996 – IV A 8 – S 0310 – 5/95 erfüllen (das Bundesfinanzministerium hat ein Schreiben mit technischen Einzelheiten dazu herausgegeben), ist es ausreichend, wenn in einem Kassenbuch täglich die Tageseinnahmen in einer Summe (aber getrennt je Barkasse) sowie alle Ausgaben einzeln aufgezeichnet werden. Die Bestände sind hierbei am Anfang und Ende eines Buchblattes festzuhalten und fortzuschreiben. Es können dabei durchaus auf einem Kassenbuchblatt mehrere Tage in chronologischer Reihenfolge aufgezeichnet werden. Dabei muss aber jederzeit gewährleistet sein, dass der Bestand – wie oben ausgeführt – abgestimmt werden kann; werden hingegen die Bareinnahmen nicht einzeln aufgezeichnet oder mittels Registrierkasse erfasst, so ist nach Auffassung des Bundesfinanzhofes und der meisten Betriebsprüfer ein Tagesbericht dergestalt zu führen, dass nach Abzug der Ausgaben von den Tageseinnahmen unter Hinzurechnung des Tageskassenanfangsbestands der Tagesendbestand ermittelt wird. Diese Berichte sind sodann unter Beifügung der Ausgabenbelege chronologisch zu sammeln. Desweiteren sind tägliche Einlagen und Entnahmen aufzuzeichnen.

4. Kassensturzfähigkeit

Neben der rechnerischen Kontrolle der Kassenbestände (Fehlbeträge) durch die Betriebsprüfung wird häufig der Geldtransit „Kasse – Bank Verkehr und umgekehrt“ geprüft. Deshalb ist hierbei auf die korrekte Datumsangabe im Kassenbuch in Verbindung mit der Verbuchung auf dem Kontoauszug zu achten. Überprüfungswürdig für den Betriebsprüfer ist insbesondere der Zeitraum vor dem Jahresabschluss und gegen Ende eines Monats; in diesen Zeiträumen kommen erfahrungsgemäß vermehrt Buchungen einzelner Sachverhalte vor wie,

  • Barentnahmen zur Anpassung der ungebundenen Entnahmen,
  • Zurechnung von Einnahmen zur Anhebung des sonst zu niedrigen Richtsatzes,
  • Nachträgliche Buchungen von Kassenverlusten etc.

Bei dauernden ungewöhnlich hohen Kassenbeständen wird seitens der Betriebsprüfung ein Kassensturz vorgenommen. Hierbei wird überprüft, ob der tatsächliche Kassenbestand zum Prüfungszeitpunkt mit dem buchmäßigen Bestand übereinstimmt. Ist die Aufklärung etwaiger Differenzen zwischen Soll-und Istbestand nicht möglich, liegt die Vermutung nahe, dass bei einem höheren Istbestand Einnahmen nicht bzw. Ausgaben überhöht verbucht wurden. Bei einem niedrigeren Istbestand können Entnahmen nicht verbucht sein, oder es kann ein Geldtransit auf ein dem Prüfer nicht bekanntes Bankkonto vorliegen. Deshalb ist die Durchführung einer Kassenfehlbetragsberechnung stichprobenhaft bei allen Betrieben mit größerem Barverkehr anzuraten. Erfahrungsgemäß treten rechnerische Fehlbeträge meist in der ersten Monatshälfte auf. Auf die chronologische Eintragung im Kassenbuch ist besonders zu achten.

Grundsätzlich ist es dem Buchführungspflichtigen frei gestellt, ob er seine Einnahmen in einer offenen Ladenkasse, Registrierkasse oder einer PC-gestützten Kasse erfasst. Forciert durch die Einführung des Euro haben in jüngster Zeit viele Unternehmen auf moderne, PC-gestützte Kassen umgerüstet. Wie bei einem PC üblich und bei den heutigen Speicherkapazitäten auch unproblematisch möglich, speichern diese Kassen grundsätzlich jeden einzelnen Umsatz des Tages. Der Unternehmer hat in der Regel auch noch im nachhinein Zugriff auf alle getätigten Einzelumsätze der Kasse (sogenannte offene Systeme). Bei den herkömmlichen Registrierkassen, die aufgrund der geringeren Speicherkapazität nicht die Einzelumsätze sondern nur aufaddierte Summen vorhalten, ist ein nachträglicher Zugriff auf die Einzelumsätze nicht möglich (sogenannte geschlossene Systeme).

5. Offene Ladenkasse

Die offene Ladenkasse ist im Bereich des Einzelhandels und der Gastronomie (Tresenverkauf) vorzufinden. Unter dem Aspekt der Zumutbarkeit braucht hier keine Einzelaufzeichnung vorgenommen zu werden, wenn die rechnerische Ermittlung der Tageseinnahmen in Form der Kassenberichte erfolgt (siehe hierzu Punkt 3).

6. Registrierkassen

Der Einsatz von elektronischen Registrierkassen hat sich in der Gastronomie und im Handel weitgehend durchgesetzt. Eine Registrierkasse dient im Wesentlichen der Erfassung der Einnahmen, bei Betrieben mit Fremdpersonal zusätzlich der Kontrolle, dass tatsächlich alle Umsätze vom Personal eingegeben werden. Zudem bieten viele Kassentypen Arbeitserleichterungen durch Artikel- und Preisspeicher, so dass nur noch der Artikel eingegeben werden muss. Grundsätzlich ist zu beachten, dass bei Inbetriebnahme einer Registrierkasse das Einrichtungsprotokoll sowie die Organisationsunterlagen insbesondere die Bedienungsanleitung aufzubewahren sind.

Haben Sie die Ursprungsaufzeichnungen aufbewahrt?

7. Funktionsweise einer Registrierkasse

Vor der Bedienung einer Registrierkasse erfolgt in der Regel eine „Legitimierung“ über einen Schlüssel. Diese Bedienerschlüssel reglementieren die Zugriffsmöglichkeiten. Es wird in der Regel unterschieden zwischen Kellnerschlüssel, Managerschlüssel und Programmiererschlüssel. Der Kellnerschlüssel berechtigt den Nutzer nur zum Registrieren von Umsätzen. Der Managerschlüssel berechtigt in der Regel den Inhaber, sämtliche Zugriffe durchzuführen, das heißt neben dem Registrieren auch Tages- und Periodenberichte abzurufen, Nach- oder Postenstorni (auch als Managerstorni bezeichnet) durchzuführen, Programmierungen vorzunehmen.

Bewahren Sie die Änderungsprotokolle auf?

Darüber hinaus ist bei einigen Kassentypen ein sogenannter Programmierschlüssel notwendig, um die Grundprogrammierung der Kasse abzufragen und/oder zu ändern. Diesen Schlüssel hat nicht in allen Fällen der Betriebsinhaber selbst, sondern es ist gelegentlich anzutreffen, dass nur der Kassenaufsteller über diesen Schlüssel verfügt. Dem Betriebsinhaber stellt eine Registrierkasse aufgrund unterschiedlicher Speichermöglichkeiten verschiedene finanz- und betriebswirtschaftliche Informationen zur Verfügung. Diese können in Form differenzierter Berichte abgerufen werden.

Moderne Registrierkassen bieten hier eine Vielzahl von Speichern, die eine Abfrage bestimmter Umsätze/ Daten für einen Tag (in der Regel als X1 /Z 1 bezeichnet) oder einen beliebigen Zeitraum (Periode -X2/ Z 2-) ermöglichen. Diese Speicher arbeiten unabhängig voneinander, das heißt, wird ein Speicher im Z-Modus abgefragt und damit gelöscht, sind alle anderen Speicher noch nicht gelöscht. Jede Buchung der Kasse fließt grundsätzlich auch in jeden Speicher. Im Folgenden werden die gängigsten Abfragemöglichkeiten kurz vorgestellt. Zunächst ist zu unterscheiden zwischen der sogenannten X-Abfrage und der Z-Abfrage.

8. PC-gestützte Kassen

Die Ordnungsmäßigkeit einer PC-gestützten Kasse ist nach hiesiger Auffassung grundsätzlich nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen, wie die einer elektronischen Registrierkasse. Demnach sind die Grundsätze ordnungsgemäßer datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (das Bundesfinanzministerium hat die Grundsätze ordnungsmäßiger EDV-gestützter Buchführungssysteme „GoBS“ im BMF-Schreiben vom 07. November 1995 – IV A 8-S 0316-52/95 mitgeteilt und sich erläuternd zu deren Anwendung geäußert) auch auf PC-gestützte Kassen anzuwenden. Das bedeutet, dass die offenen PC-Systeme diesen Anforderungen nicht entsprechen, da Stornierungen (Löschungen) ohne Spur möglich sind. Die Anwendbarkeit der GoBS auf PC-Kassen ist allerdings noch unzureichend bekannt und wird wohl auf Widerstand stoßen. Angemerkt sei auch, dass nicht alle PC Kassen diesen offenen Datenzugriff ermöglichen, einige Systeme sind so programmiert, dass der Unternehmer nicht auf alle Daten zugreifen und sie im Nachhinein verändern kann. Da es sich hierbei allerdings um einen Umstand aus dem Machtbereich des Steuerpflichtigen handelt und eine derartige Zugriffsbeschränkung an sich untypisch für einen PC ist, wird der Nachweis der Geschlossenheit wohl durch den Unternehmer erbracht werden müssen. In der Regel kann der Unternehmer/Steuerpflichtige dies durch ein Testat, welches von einem Wirtschaftsprüfer abgenommen worden ist, erbringen.

Liegt für Ihre PC-Kasse/Software ein Testat vor?

9. Finanzberichte (Z-Abfragen)

Für die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung ist die Aufbewahrung sämtlicher Z-Abschläge Voraussetzung.

Machen Sie täglich einen Z-Abschlag und bewahren ihn auf?

Eine Z-Abfrage ist eine Abfrage der gespeicherten Umsätze oder Daten mit anschließender Löschung (Nullstellung) der abgefragten Speicher. Ausdrucke von Z-Abfragen enthalten in der Regel eine fortlaufende Nummer. Der Betriebsprüfer ist nach einer internen Anweisung angehalten, die fortlaufende Nummerierung zu überprüfen.

Sind Ihre Z-Abschläge laufend nummeriert?

Moderne Registrierkassen erlauben es, auf der Programmierebene die Z-Nummer manuell beliebig einzustellen! Begründet wird diese Möglichkeit von den Kassenherstellern damit, dass es nach Probeeingaben und -drucken dem Kassenaufsteller technisch möglich sein muss, den Z-Zähler wieder auf den alten Stand einzustellen, damit der Steuerpflichtige dem Fiskus die fortlaufende Z-Nummer präsentieren könne.

Der Finanzbericht (Z-Abfrage) dient der Ermittlung der Tagesumsätze (Z1) oder der Feststellung von Periodenumsätzen (Z2). Die Abfrage bewirkt:

  • Nullstellung der entsprechenden Speicher,
  • Erhöhung des Nullstellungszählers um eine Ziffer.

Die meisten Kassentypen lassen einen Ausdruck des Finanzberichts mit folgenden Angaben zu:

  • Name des Geschäftes,
  • Tagesumsätze (brutto und netto),
  • Z-Zähler (Zahl der erfolgten Tages- bzw. Periodenabrufe mit Nullstellung),
  • Stornierungen und Retouren,
  • Zahlungswege (zum Beispiel: bar, Scheck, Kredit),
  • Kundenzahl (fortlaufend oder täglich bei 1 beginnend),
  • Uhrzeit des durchgeführten Z-Abschlages.

Der Betriebsprüfer ist nach einer internen Anweisung angehalten, die Uhrzeit des durchgeführten Z-Abschlages mit den Geschäftszeiten abzugleichen. Sollte der Z-Abschlag vor Geschäftsschluss durchgeführt worden sein, ist der Rückschluss, dass fehlende Einnahmen vorliegen können, für den Betriebsprüfer gegeben.

Überprüfen Sie die Uhrzeit an der Registrierkasse auf Richtigkeit?

Registrierkassen haben üblicherweise einen oder mehrere sog. Grand-Total (GT)-Speicher (=Summe der seit Inbetriebnahme der Kasse gebongten Umsätze). Nicht zu verwechseln sind diese Grand-Total Speicher mit den Periodenspeichern. Die Grand-Total-Speicher unterscheiden sich von den Periodenspeichern dadurch, dass sie an sich nicht nullgestellt werden können. Allerdings sehen alle gängigen Registrierkassen auch hier eine Löschungsmöglichkeit vor, indem die gesamte Kasse (das heißt alle Speicher) nullgestellt wird. Erkennbar, dass eine Gesamtnullstellung durchgeführt wurde, ist dies in der Regel daran, dass der Z-Zähler wieder bei 1 beginnt.

Der Ausdruck des GT-Speichers erfolgt auf dem Tagesendsummenbon. Es ist allerdings in der Praxis häufig anzutreffen, dass der GT-Speicher in der Grundprogrammierung gar nicht aktiviert wurde. In der Regel wird der GT-Speicher dann auch gar nicht eingerichtet, nur bei einzelnen Kassentypen wird lediglich der Ausdruck unterdrückt. Eine nachträgliche Aktivierung führt nur bei diesen Kassentypen dazu, dass gespeicherte Daten sichtbar werden. Bei den übrigen stehen die GT-Speicher dann für die Zukunft zur Verfügung. Da üblicherweise in den Kassen nicht festgehalten wird, ab welchem Zeitpunkt die GT-Speicher mit Daten versorgt wurden, ist es in der Praxis ein Problem, den gegebenenfalls ausgedruckten Umsatz zeitlich zuzuordnen. Durch entsprechende Programmierung können die Angaben im Finanzbericht bei zahlreichen Modellen bis auf den Umsatz reduziert werden.

Für die Prüfung des Einnahmebereichs sind insbesondere die Umsatzzahlen, Stornierungen, Retouren und die fortlaufende Nummerierung des Z-Zählers wichtig!

10. Finanzbericht (X-Abfrage)

Eine X-Abfrage ist eine Zwischenabfrage des angesprochenen Speichers, ohne dass die gespeicherten Daten gelöscht werden (Nullstellung). Ausdrucke von X-Abfragen enthalten keine fortlaufende Nummer, so dass sie für Zwecke der Kontrolle der Vollständigkeit der Einnahmen von geringer Bedeutung sind. Die X-Abfrage ersetzt nicht die Z-Abfrage

11. Warengruppenbericht

Der Warengruppenbericht gibt Aufschluss über den Anteil der verschiedenen Warengruppen am Gesamtumsatz (sowohl in %-Sätzen wie in € / DM-Beträgen). Auch der Wareneinsatz (eingesetzte Menge) kann über diese Berichtsart abgefragt werden, wenn im Rahmen der Programmierung die notwendigen Daten eingegeben wurden. Insbesondere bei kleineren Kassen ist der Warengruppenbericht in den Tagesendsummenbon eingegliedert. Im Rahmen der Betriebsprüfung kommt dem Warengruppenbericht eine erhebliche Bedeutung zu (zur Nachkalkulation, zur Schlüssigkeitsprüfung/Beweisvermutung der Buchführung).

Mängel in der Kassenführung werden vielfach auch durch das Gegenüberstellen der Tageswerte der einzelnen Warengruppen über einen gewissen Zeitraum nachgewiesen (Zeitreihenvergleiche). Diskrepanzen zwischen einzelnen – voneinander abhängigen – Warengruppen sind so erkennbar (zum Beispiel: Getränke/ Hotelumsätze).

12. Kellnerbericht

Mittels dieser Berichte wird das Personal durch den Betriebsinhaber kontrolliert und der je Kellner/ Bedienung erwirtschaftete Tagesumsatz abgerechnet. Abfragen sind in der Regel sowohl als X- oder Z-Bericht möglich. Wird das Personal mittels Registrierkasse kontrolliert und abgerechnet, sind die Kellner- /Bedienungs- Abrechnungen aufzubewahren.

13. Hauptkasse / Nebenkassen

Der Sollbestand nachdem Kassenbuch muss jederzeit mit dem inventurmäßigen Istbestand der Kasse auf seine Richtigkeit überprüft werden können (vergleiche Punkt 4). Werden neben der Hauptkasse Sonderkassen geführt, ist für jede Sonderkasse ein Nebenkassenbuch erforderlich.

14. Unterschiedliche Steuersätze

Werden die Barumsätze mittels einer elektronischen Registrierkasse erfasst, erwartet die Finanzverwaltung im Falle gemischter Umsätze (7 % / 16 % Umsatzsteuer) eine getrennte Aufzeichnung im Gerät. Die Tagesabschlussbons müssen sodann die Umsatzsalden getrennt nach Steuersatz ausweisen. Eine Schätzung der Aufteilung wird nicht mehr akzeptiert.

15. Aufzeichnung zu einem späteren Zeitpunkt

Eine Kassenbuchführung, bei der die Bareinnahmen und -ausgaben erst am nächsten Geschäftstag aufgezeichnet werden, ist noch ordnungsmäßig, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Aufzeichnung noch am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Buchungsunterlagen sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand entwickelt hat. Ein Kassenbuch ersetzt auch dann nicht den Kassenbericht, wenn in einer gesonderten Spalte Bestände ausgewiesen werden.

16. Vorlage der Programmierung / EDV-Dokumentation bei Registrierkassen

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern, dass die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (unter anderem der Artikeleinzelpreise), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern etc. sowie alle weiteren internen Anweisungen zur Kassenprogrammierung (zum Beispiel Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) aufbewahrt werden.

Aufbewahrungspflicht für Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen beim Einsatz elektronischer Registrierkassen wie:

  • die Bedienungsanleitung
  • die Programmieranleitung
  • die Programmabrufe nach jeder Änderung
  • die Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern
  • alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung

Den Buchführungspflichtigen als den nach dem Gesetz Verantwortlichen (siehe § 238 Handelsgesetzbuch, § 145 Abgabenordnung) trifft hier die Aufbewahrungspflicht für die Dokumentation der Programmierung einschließlich aller Umprogrammierungen. Die Vorlagepflicht für Dokumentationsunterlagen trifft auch dann den Buchführungspflichtigen, soweit sie sich beim Lieferanten der Kasse oder Serviceunternehmen befinden (zum Beispiel Anweisung zur Programmierung). Dieser ist insofern lediglich Erfüllungsgehilfe (§§ 278, 664 BGB) des Unternehmers. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Kassenaufsteller als Dritter zur Herausgabe dieser Unterlagen aufgefordert werden.

17. „Unreine“ Aufzeichnungen / Ursprungsbelege

Es kommt in der Praxis oft vor, dass die Vorgänge des Geldverkehrs nicht sofort in das Kassenbuch eingetragen, sondern dass sie zunächst in „unreinen“ Aufzeichnungen festgehalten werden. Es muss auch hier der Grundsatz gewahrt bleiben, dass die Vorgänge täglich in der richtigen Reihenfolge aufgezeichnet werden. Die „unreinen“ Aufzeichnungen (Kladde, Schmierbuch usw.) müssen aufbewahrt werden, da sie als Unterlagen für Buchungen im Kassenbuch dienen. Treten in derartigen Fällen weitere Mängel zum Beispiel Kalkulationsdifferenzen auf, erhält das Fehlen der Ursprungsaufzeichnungen sehr wohl ein sachliches Gewicht.

18. Aufbewahrungs- und Dokumentationsgrundsätze

Registrierkassenstreifen, Kassenzettel und Bons sind als sonstige Unterlagen aufzubewahren. Dasselbe gilt für Statistikstreifen über Röhrenfüllungen bei Geldspielautomaten. Eine Ausnahme gilt indes in den Fällen, in denen der Aufbewahrungszweck anderweitig gesichert ist und die Gewähr der Vollständigkeit der von den Registrierkassenstreifen übertragenen Aufzeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnissen gegeben ist. Das ist beim Einsatz elektronischer Registrierkassen in der Regel der Fall, wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt werden, die Gewähr für die Vollständigkeit bieten und den Namen des Geschäfts, das Datum und die Tagesendsumme enthalten. Bieten die Eintragungen im Kassenbuch oder Tagessummenbons keine Gewähr für die Vollständigkeit, etwa weil ein Ausdruck des Nullstellenspeichers (Fortlaufende „Z-Nummer“) fehlt, muss das Zustandekommen der Tagessumme durch die Kassenstreifen, Kassenzettel und Bons nachgewiesen werden.

19. Aufbewahrung von Unterlagen zu Telecash- und Kreditkartenumsätzen im Einzelhandel

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind nicht festschreibbar, sondern unterliegen im Hinblick auf die ständige organisatorische und technische Weiterentwicklung im Buchführungsbereich einem ständigen Wandel. Gerade auch im Einzelhandel hat sich das Bild inzwischen grundlegend geändert, wo ein Großteil der Geschäfte nur noch im Kreditkarten- und Telecashverfahren abgewickelt wird. Auch hier kann, abgestellt auf Zumutbarkeit und praktische Durchführbarkeit, auf die Einzelaufzeichnung verzichtet werden. Gleichzeitig ist auch die Aufbewahrung der von den Kassenterminals erstellten Einzelbons nicht erforderlich, wenn der Aufbewahrungszweck auf andere Weise gesichert und die Gewähr der Vollständigkeit gegeben ist. Dies ist dann der Fall, wenn zum Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer Registrierkassen die dort genannten Voraussetzungen erfüllt und die sogenannten Kassenabschlüsse aufbewahrt werden. Hierbei muss jedoch gewährleistet sein, dass anhand des Kassenabschlusses ein Abgleich mit den Abrechnungen der Kreditkartenunternehmen und den Kontoauszügen der Kreditinstitute zur Überprüfung der Betriebseinnahmen auf ihre Vollständigkeit vorgenommen werden kann.

20. Aufbewahrungspflicht bei sonstigen Unterlagen

Nach der Abgabenordnung sind sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, aufzubewahren. Dazu gehören insbesondere:

Auftrags- und Bestellunterlagen

  • Preisverzeichnisse
  • Speise- und Getränkekarten
  • Mahnvorgänge
  • Betriebliche Konto- und Depotauszüge
  • Grundbuch- und Handelsregisterauszüge
  • Branchen- und steuerspezifische Aufzeichnungen
  • Im Taxigewerbe erstellte Schichtzettel

Heben Sie die Speise- und Getränkekarten auf?

21. Aufbewahrungsfristen

Nach dem bereits zitierten § 147 der Abgabenordnung sind (Kassen-) Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege grundsätzlich zehn Jahre, Handels- oder Geschäftsbriefe oder sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und so lange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die allgemeine Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

10 Jahre Aufbewahrungspflicht für Bücher und Aufzeichnungen!

Bei EDV-Registrierkassen, deren Ausdrucke (zumindest teilweise) aufgrund der Programmierung oder durch die betriebsspezifische Einrichtung den gebongten Buchungsstoff nicht richtig und vollständig wiedergeben, bei denen also unbewusste Fehlerquellen denkbar und bewusste Manipulationen möglich sind, kommt der Belegfunktion und den Aufbewahrungspflichten eine besondere Bedeutung zu.

Aufgrund der Änderung des § 147 Absatz 3 Abgabenordnung zum 24. Dezember 1998 fallen nunmehr auch Buchungsbelege unter die 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Soweit im Einzelfall die 6-jährige Aufbewahrungsfrist zum Tragen kommt, ist dies ausdrücklich erwähnt.

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